إن الفوترة والتسعير مفهومان مختلفان، لكن كلتا الوثيقتين -أي الفاتورة (invoice) وخطاب عرض السعر (quote)- مهمتان للتأكد من أن عملية الدفع تتم بدقة وحسب الوقت المحدد. وتختلف هاتان الوثيقتان بشكلٍ أساسي في وقت التسليم، حيث يُسلّم عرض السعر قبل بدء العمل، وتسلَّم الفاتورة بعد إنهائه. وتُسرد جميع التكاليف النهائية مع شروط الدفع في الفاتورة.
ويجب أن تكون الأسعار المذكورة في كلا المستندين متطابقة. لكن يمكن أن تتضمن الفاتورة أيضاً أي رسوم إضافية تم الاتفاق عليها خلال العمل على المشروع. وقد يطلب منك العملاء، ولاسيما العملاء المباشرون، إعداد عرض السعر لهم قبل اختيارك للعمل على مشروع الترجمة. وسنسرد هنا بعض التعليمات التي ستعينك على كتابة عرض السعر (translation quote).
أولا- كيف تكتب خطاب عرض السعر؟
يجب أن يُكتب خطاب عرض السعر بعناية حتى يكون مقنِعا. فأنت لا تقدّم معلوماتٍ فقط، بل يجب أن تروّج لخبراتك وتسلط الضوء على كفاءتك المهنية. ويجب عليك إقناع عملائك المُحتملين بأنك موضع ثقة قادر على تقديم ترجماتٍ جيدة، وبأنك ستتعامل معهم بمرونة واحترافية. فهذا ما يجب أن يعكسه خطاب عرض السعر عنك.
وبعيداً عن السعر وقدرتك على إنجاز العمل في وقته المحدد، هنالك عاملان مهمان يضعهما العملاء الجيدون (ممن نرغب في أن نحصل عليهم ونبقيهم معنا) في الحسبان عند تقييم تسعيرتك: أن تكون موضعَ ثقةٍ لإخراج ترجمات جيدة، وأن يكون تعاملك مرنا واحترافيا.
ثانيا- 4 نصائح لكتابة عرض سعر مقنع في مجال الترجمة
1. احرص على إبقائه مختصرا
يريد معظم العملاء معلوماتٍ معينة من عرض السعر، وهي التكاليف وموعد التسليم. لذا فإن سرد الكثير من المعلومات الإضافية والأحكام والشروط أمرٌ قد يكون غير مثمر، وقد يأتي بنتائج عكسية، حيث قد يصعب على العملاء العثور على ما يريدون معرفته. كما قد يتضايقون بسبب الوقت المستغرق في فحص ملفك.
ولذلك يُنصح بتضمين المعلومات الأساسية فقط في خطاب عرض السعر. ويُنصح بإدراج المحتوى الذي يحدد العمل وطبيعته، ويحميك من الأمور غير المتوقعة، والتي تروّج لخبراتك وكفاءتك المهنية. كما يجب ألا يكون خطاب عرض السعر طويلا. ويُفضّل ألا يتجاوز صفحة واحدة مع إبقاء مساحات فارغة كبيرة، ليضفي عليه شيئاً من الوضوح والجاذبية والاحترافية.
2. تأكد من أن كل شيءٍ واضح كلَّ الوضوح
من المهم تحديد ما توافق على عمله بدقة، من حيث ما ستقدمه، وما ستفعله في حالِ حدوث تغيرات. فَهذا سيظهر أنك تعرف جيداً ما يجب عليك فعله، وبأنك تتعامل مع صفقات العمل باحترافية.
3. عزّز ثقة العميل فيك بعرضٍ احترافي
إنك تسوق لنفسك عند عملائك (المحتملين) في الوقت الذي يكونون فيه على استعدادٍ للشراء؛ تلك اللحظة الحاسمة حين تكاد أن تُكلل جهودك المبذولة في التسويق بالنجاح. ولذلك يجب أن يكون خطاب عرض السعر منسقا بشكل لا تشوبه شائبة، مع قدرٍ من المساحة البيضاء. فمثلا، إن كان تنسيق خطاب عرض السعر فوضوياً ويتضمن الكثير من السرد، قد يعتقد عميلك بأنك شخصٌ يصعب التعامل معه. لكن في حالِ كان التنسيق احترافياً ويحتوي كلماتٍ مفتاحية يسهل العثور عليها، قد يعتقد عميلك بأنك شخص محترفٌ يسهل التعامل معه وستقدم عملاً ممتازاً.
4. احمِ نفسك في حال حدوث أمرٍ خارج الحسبان
تكمن النقطة هنا في التأكد من أن التكاليف أو الرسوم وشروط الدفع مذكورةٌ بوضوح، لِكي لا يحدث التباس أو سببٌ للخلاف.
ثالثا- 12 عنصراً رئيسياً يجب عليك كتابتها في كلّ عرض سعر خاص بخدمة الترجمة
ننصحك وبشدة عند إرسالك عرض السعر عن طريق البريد الإلكتروني بإدراجه في المرفقات كملف بي دي إف بدلاً من إرساله على شكل محتوى نصي للرسالة الإلكترونية. فذلك يتيح لك تصميم خطاب عرض السعر باستخدام الوورد أو برامج التصميم، والتي تعد أكثر مرونة من تطبيقات البريد الإلكتروني. وبالتالي، سيبدو عرضك أكثرَ احترافية.
1. الترويسة ومعلومات الاتصال
تظهرك الترويسة بمظهر المحترف، لذا يجب عليك تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك لتسهيل عملية التواصل.
2. العنوان
تأكد من عنونة نموذجك بـ “عرض السعر” (Quotation)، أو “عرض سعر الترجمة” (Translation Quote). فمن المفيد تسهيل التعرف على طبيعة المستند، ومن أصدره، لكل من يراه دون الحاجة إلى قراءته.
3. اسم العميل
بالإضافة إلى تضمين اسم شركة العميل أو مؤسسته، ننصحك أيضاً بتضمين اسم الشخص الذي طلب عرض السعر. فوجود اسم موظفٍ على الملف في المؤسسات الكبرى قد يساعد لاحقاً في المسائل المتعلقة بالدفع أو الإجراءات.
4. معلومات عن المشروع
تأكد من تحديد ما يشمله المشروع بوضوح شديد. ويجب أن يتضمن النصوص أو المستندات أو المواد التي ستترجمها، واللغة الهدف أيضاً.
5. السعر والعملة
يعد السعر الذي تضعه غالباً من الأمور الرئيسية التي ينظر لها العميل، لذا يُفضل إبرازه في نموذجك. كما يمكنك كتابته بخطٍّ غامق أو تلوينه. ولا تنسَ رمز العملة.
6. وقت تسليم العمل
يعد هذا العنصر أيضاً من الأمور الأساسية التي ينظر لها العميل، لذا ننصحك أيضاً بإبرازه في نموذجك مثل السعر. فمن الطبيعي أن يٌفضل العملاء وجود إطارٍ زمني محدد في نطاق معلوم.
7. شروط الدفع
يُفضل أن تكتبها بشكلٍ مباشر في عرض السعر. وبذلك تقيم الحجة على العميل كي لا يتعذر بأنه لم يكن يعرف شروطك.
8. التاريخ ومدة الصلاحية
يُعد أي عرض سعر بدون تاريخ غير احترافي. ويمكن أن يستغرق العميل عدة أشهر حتى يقرر أن يمضي قدماً مع عرضك. وقد تتغير ظروفك خلال ذلك الوقت، وقد يرتفع سعر خدمتك، مما قد يغير تسعيرك للمشروع. ولتغطية هذه النقطة، ننصح بأن تضمّن في نموذجك بأن عرض السعر سيكون صالحا لفترة زمنية محددة فقط.
9. الاسم والتوقيع
إن إضفاء طابعك الشخصي على عرض السعر بتضمين اسمك، ولقبك المهني، وتوقيعك في نموذجك يمكن أن يشكل فرقاً كبيراً. ويُقترح إضافة توقيعك كصورة رقمية عن طريق المسح الضوئي.
رابعا- مواقع توفر نماذج جاهزة لعروض السعر بالعربية والإنجليزية
توفر بعض المواقع مجانا نماذج جاهزة لعرض الأسعار حيث يمكن تعديلها حسب الحاجة والخدمة. ويمكن ملؤها ثم تحميلها لاستخدامها. وتساعد هذه المواقع على توفير الوقت المخصص لتصميم الطلب مثل موقع أليفيا وموقع فواتير. وأما بالنسبة لنماذج عروض السعر بالإنجليزية، يوفر موقع جوتفورم مثلا نموذج عرض سعر خاص بالترجمة.
وفي الختام، فإن عروض السعر الخاصة بخدمة الترجمة ليست مجرد سرد للمعلومات – بل وسيلة للتسويق أيضاً. ومن المهم للغاية الأخذ بهذه الجوانب المتعلقة بالتسويق إن أردت قبول عرضك.
المصادر:
?Quote vs invoice: what’s the difference
The secrets to crafting successful translation quotes
